簡報技巧面面觀 @ 台上沒有奇蹟，只有不斷累積－人力資源的奇幻旅程

無論從事哪個工作領域，身處企業職場、學校教學或是專業講師，簡報技巧不外乎是關鍵的重要技能。凡事做好準備，當機會來臨時自然有更高的機率掌握住，誠如講師界的神級人物謝文憲(憲哥)所說：「簡報，是職場最不公平的競賽，對的時間，講對的事，給對的人聽，你隨時有機會翻身；反之，亦然。」

簡報技巧、商務簡報與教學手法都是一種技術，為何稱為技術呢？因為技術具有可拆解、可複製、可學習的特性，只要掌握架構性的學習並不斷透過演練與修正，簡報技巧的應用勢必日益爐火純青。一來除了可避免台上說得天花亂墜，台下卻顯得昏昏欲睡的窘境外，二來更能透過專業技巧，讓聽眾買單，甚至具體實踐「知道(知識理解)、得到(融會貫通)、做到(現場演練)」的境界。

小編彙整兩位享譽業界的王牌講師-憲哥與福哥(王永福)所個別或合體撰寫的《說出影響力》、《上台的技術》、《千萬講師的50堂說話課》、《教學的技術》四本書、憲哥課程講義，以及日本知名講師大谷由里子多年前一本著作《拿起麥克風就能說》之重點精華，期許有興趣的讀者都能透過這些作者身經無數場講台戰役的專業技巧與重要觀念，將層層的專業知識轉化為實際行動與演練，相信一支麥克風加上信念，就能改變你的世界。

「專業讓簡報過關，熱情讓聽眾買單。」

一、重要觀念篇

(一)如何克服緊張？認清緊張不會消失，但你不是緊張，你只是不習慣。

充分準備：準備是克張的良藥，台上沒有奇蹟，只有不斷累積，當你展現熱情，全心投入在講台上(非自嗨)，就是從A到A+的關鍵。
放鬆自己：把緊張想像成興奮感，透過情緒轉化為正向思考模式。
自我對話：為自己打氣，你已做好準備，肯定會有好表現。

(二)強化聽眾的記憶點：專業，是建立在通俗的溝通上，要讓對方聽得懂，尤其要能化繁為簡將複雜概念濃縮為三點，因為三點是一般人在十分鐘內不用筆記就能記住內容標題的上限，倘若如果連三點都無法讓聽眾記住，再多的內容也可能於事無補。

範例：「練習改變」主題，可從很難改變、為何改變、如何改變切入
範例：「人生選擇」主題，可從選擇的難處、為何需要好選擇、人生選擇訣竅切入。

(三)站立與移動原則：

大型場合的移動原則：分盲目走來走去，讓人感覺焦躁不安，而是從這邊的定點移動到另外一邊的定點。
小型現場與教室的移動原則：挺直腰桿站定位，若有分組或是發現某些學員沒有聚焦在現場，則可移動到該組前面站定位，將有效提升教與學的熱度。

(四)簡報練習的秘訣

嘗試記住投影片的順序：先記段落再記細節，簡報過程中記住流程與畫面自然就會流暢。
規劃視覺接觸點：把台下聽眾分為左、中、右三個區域，講話時每次看著一個區域的一個定點，看著聽眾講話。
設定同步螢幕，別用雷射筆功能。
模擬演練+心理預演，甚至是錄影後回頭檢視修正做法
控制好簡報時間
場地提早確認：尤其是場地空間、視聽設備與麥克風

(五)簡報準備的三個重點：

聽眾想聽到什麼？站在聽眾立場思考，為何他們要來聽你的演講/課程/ 簡報？(目的為何？希望解決什麼問題？這對他有什麼好處？) 你分享的內容是聽眾想聽到的嗎？如果聽眾只能記住一件事情，那會是什麼？
我想說什麼？為何是我來教而不是別人？我希望傳達什麼理念和訊息？想呈現哪些重點？結束後希望聽眾記得些什麼？以讓學員在課程結束後，可以帶回去立即運用的技巧或能力是什麼？如果能夠希望聽眾在聽完演講後能夠改變些什麼，建議增加具體行動的指示。
該如何表達？流程設計和呈現方式？時間怎麼分配和掌控以避免投影片張數過多？如何強調重點？

(六)口語表達三點架構：

20210821-簡報技巧面面觀01

(七)職業講師的致勝關鍵：

臨場反應與幽默感，是演講決勝之道，不是投影片也不是預先準備的笑話。一旦成為職業講者，就不是準備演講內容，而是準備自己的狀態，就好比打擊率三成以上的職業打者，維持高打擊率一定得讓身體、肌肉、睡眠、情緒、作息、慣性維持一定的狀態。
範例：剛剛A告訴我要好好鼓勵你們，我卻不想那麼做，A咖是不用鼓勵的，你有看過彭政閔失誤，總教練去鼓勵他嗎？對B咖才會那麼做吧。

二、系統化課程規劃五步驟(ADDIE)

(一)課程分析(Analysis)：包含釐清學員對象、教學目標、課程時間、課程場地、教具設備等。其中，最重要的教學目標要具體，而非串聯眾多形容詞的空洞目標(如提升工作效率、增加生產力、發揮競爭力等)，教學目標應是結合你想要傳遞什麼重點給學員，而這些重點是否能與學員所遇到的問題痛點相連結(強化其學習動機)。

(二)課程設計(Design)：包含主題構思、流程安排與教學手法的規劃

主題構思：主題的創意來源可透過「便利貼聯想法」來發想、分類、排序、抓出重點大綱，或是從相關書籍、Google投影片(輸入關鍵字+空白鍵+filetype:ppt)、聽演講，來激發你的創意想法。
流程安排：避免太多基本觀念或理論，直球對決直接切入重點。
教學手法：包含但不限於問答法、講授法、分組法、分組法、演練法、個案討論法、遊戲法與三明治回饋法，手法之間可以交叉運用，惟無論哪個手法的搭配，皆應確保是否有達到課程目標。

(三)課程發展(Development)：回歸投影片製作(簡報設計)，投影片只是你的教學輔助工具，非你的課程講義，一頁一重點，講到才出現。當投影片做的越好，聽眾融入情境(理解速度)越快。常見的三種簡報設計運作如下。

全圖像技巧：全頁圖片或去背圖片，必要時加上說明文字或是符號以達畫龍點睛效果(文字可加入透明度40%的底色))，營造畫面一致性。
大字流技巧：強調重要的關鍵字或數字時，畫面就會出現顏色明顯反差且達100~200號的大字，必要時在大字下方補充說明的小字。
半圖半文字：常用於規格和功能的說明，左邊放圖象，右邊放文字(控制在7行內)，背景簡約單色為宜，需掌握講到一行才出現一行的節奏感。
如何平衡簡報的設計感與真實感？用平面化增加設計感，用照片增添真實感。若播放短影片，可以勝過千言萬語讓聽眾秒懂，那影片的交叉運用更具說服力。

(四)課程執行(Implementation)：

包含開場技巧【詳見第三章】與教學手法的實踐【詳見第四章教學手法篇】。

(五)課程評量與進化(Evaluation & Evolution)：

課程評量(Evaluation)包含「學習評量」與「教師評量」，學習評量是與教學目標環環相扣的，如何確保學員在知道(知識理解)後，能得到(融會貫通)並做到(現場演練)，避免因考試而考試。教師評量以五尺量表為主，好的職業講師若未達4.5級分以上(低標4.3)，容易被市場自然淘汰。
「教學進化(Evolution)」係指透過AAR課後檢討(After Action Review)，讓每一次課程後的自我檢視、修正與改進，成為下一次完美呈現的原動力。

三、開場技巧篇

(一)開場白禁忌：請避免一上場就講笑話、莫名其妙道歉、感謝大家蒞臨、主辦單位請我來、很高興能有這個機會能和大家…..。

(二)定場法：上台時先定場：停頓三秒，環視台下再開始說。

(三)金句法：直接透過強而有力的金句開場。

範例：要實踐目標的目標有兩種方法，第一種是參加今日的課程，其他的方法都是第二種。
範例：有人說，台灣有上百家管顧，但我認為只有兩家，一家是xxx，另一家是xxx以外的管顧。
範例：目標無法達成只有兩種原因，一是努力不夠，二是方法不對。努力不夠我不能幫你，方法不對，讓我來救你。

(四)自我介紹法：要誠懇並有自信的帶出為何是你來介紹的連結。

自我介紹公式=現在式+過去式+未來式
範例：各位午安，我是ABC公司的肯尼，今天要跟大家分享的是我們公司最新開發的Super X晶片(現在式)。在過去三年，我參與了這個Super X晶片的開發案，而在數位電視領域，包含X公司與Y公司，都是我之前服務過的客戶(過去式)。所以公司特別要我來，向貴公司深入說明Super X晶片在新一代數位電視的加值應用(未來式)。首先，我們先來看……。
範例：柯文哲受邀到TED x Taipei演講「生死的智慧」時，開場就說「在台灣的醫生裡面，我大概是看過死人最多的醫生。在生死之間看得最多，所以要我來講生死的故事應該是最恰當的。
範例：台灣有2300萬人，其中有56個臨床心理學博士，49位在學校教書，6位在醫院服務，只有一位在企業授課，那唯一的一位，就是站在各位前面的xx老師。今天就由正牌的臨床心理師來指導大家，如何管理壓力，大家覺得好不好？

(五)自問自答法：直接化被動為主動出擊

範例：在接下來的五分鐘，除了先前討論的提案內容外，我想您可能會關心我們過去的經驗如何？曾經服務過哪些客戶？客戶對我們的評價為何？還有在這個專案執行後，預期給貴公司帶來什麼效益？我待會針對這幾個部分，跟您做個簡單的報告說明…

(六)問答舉手法：問答法的問題以封閉性問題為主(是或否)，創造記憶點，在主動指定舉手對象提問後，記得給予其正面鼓勵。

範例：在活動開始之前，我想了解下大家的投資經驗，請問投資過股票的請舉手一下？投資股票真正有賺到錢的請舉手一下？
範例：(消防常識推廣開場)
「遇到火災，會躲進浴室避難的人，請舉一下手。」
「遇到火災，不能往下跑時，會改為往上跑的，請舉一下手。」
「遇到火災遭遇濃煙，會用濕毛巾摀住口鼻逃生的，請舉一下手。」
各位朋友，以上三種情境，如果您都舉手的話，那麼，你就…死，定，了！

(七)資料引用法：引用統計數據、報章雜誌的報導或引述名言佳句。

(八)故事法：從我的故事變成你的學習，產生連結，尤其是在陳述理論之前，盡可能先舉例。

透過一個在一兩分鐘內跟主題有關聯的極短故事，切入今天的活動主題，說故事時，可以善用「定格」與「停頓」技巧，先說故事再講道理，原因在於很少人喜歡聽道理，但每個人都喜歡聽故事。故事的素材，來自於生活的豐富；當你豐富，聽眾自然豐富。
範例：在談今天的主題前，我想先跟大家分享一件很有趣的事。去年我們跟XXX賣場進行一項合作案，透過攝影機來觀察客人挑選商品時的反應，經過三個月的紀錄分析，我們發現一件事情，消費者在挑選商品時，如果不能在三十秒內找到，就會選擇放棄購買。而XXX賣場在導入這個系統後，不但讓消費者找東西的速度變快了，購買的數量也同步增加，這就是貨架管理系統的功用。我簡單為大家介紹我們是如何做到的….。

(九)開場公式123：

開場1+開場2+3P(目的Purpose、過程Process與好處Profit)
範例：大家好，在開始簡報前，大家心裡一定在想，xxx電動車到底有什麼特色？消費者接受度如何？價格是否具有競爭力？(開場1：自問法)
根據XXX調查研究報告顯示，未來五年電動車的銷量，每年將會有 ˇ30%的成長，而消費者對於電動車的期待，依據統計是安全性、蓄電量、充電時間等功能，我們的xxx系列電動車，就是針對以上需求開發出來的。」(開場2：資料引用法)
今天除了帶給大家一些市場趨勢資訊外，將介紹我們最新款的xxx系列電動車，整個簡報會分為市場趨勢分析、產品介紹、功能比較與實績操作四大部分，提供大家未來選購的決策參考。首先，我們先來看第一部分…..。

(十)課程小組分組：分組的目的，是為了達到更好的學習效果。

分組方式：事前分組或現場分組打散皆可，現場分組打散的做法為課程前請大家自由入座，請身高最高的夥伴(其他方式亦可)為編號1，順時針依序編號2、3、4…..。編號1的坐第一組、編號2的坐第二組，用這個規則，請大家找到你新的小組。
小組介紹：「大家接下來會跟你的組員相處七個小時，總要好好認識一下，所以請大家跟你的組員自我介紹下，介紹項目包含名字、部門、星座和興趣。我先示範，大家好，我是人力資源處的肯尼，星座是射手座，興趣是旅遊、閱讀和美食。接下來換大家，請每個人用20秒的時間，對你的組員自我介紹，請開始。」
搭配積分競賽機制：過程中有搶答或回應者給分，並提供積分最高組別獎品的獎勵機制(獎品事先公布，重要的是激起團隊榮耀的活潑氛圍大於獎品的價值)。
各組組長(或總經理)選拔：常用兩種話術。
「當我數到三，你們就用手指指向看起來比較像組長的那一位」「總經理通常有哪些特質？主動積極、口才優異、領導力佳，給你們三十秒的時間，民選出你們自己組別的總經理。」
「我們請各組的組長(或總經理)站起來下」
「我給你們十秒鐘的時間，跟你們的組長(或總經理)問個好握個手」
組長的職責：組長今天只有一個任務，就是指派組員發言或上台。
要求承諾：
「在課程正式開始之前，我要請大家配合我三件事。第一件事，請大家跟你們民選組長充分合作，如果組長請大家討論或發表時，請組員配合他，不要為難他，更不要侮辱他，可以嗎？」
「第二件事，請大家把手機調成震動或靜音，課程中不要把手機拿起來接電話。如果真的有重要急事，請大家到外面講完再回來即可，避免影響到其他人的上課，可以嗎？」
「第三件事，為了讓大家有更好的學習效果，課程中我需要大家的合作，該討論就討論，該練習就練習，請大家配合我，拿出你最好的表現，可以嗎？」
「如果在課程中，有人手機響了…..你猜會怎麼樣？」
「答案是，不會怎麼樣！」
「我們今天沒有任何懲罰機制，但會有獎勵機制，如果課程中有人手機響了，其他的組別都可以加1000分！」(停頓)
「但是，請不要故意CALL別組的手機，這樣不太道德…」

四、教學手法篇

(一)小組討論法/競賽法/搶答法：

採小組討論法之題目應明確，請各組將討論結果寫於大張白報紙上並給予分享時間，搭配鏡像技巧(摘要性重複回答學員的回應重點)後提出自己的想法和洞見進行收尾。
競賽法在於透過小組爭取積分競賽的遊戲化方式並穿插音樂使用，積分最高或前三高的小組可獲得精美禮物，惟遊戲化非團康化，故毋須考量隊名、隊呼，且在每個問題的積分給予避免分數落差太大(如原本給300~500分，結果某題竟然給5000分)，獎勵只是激發學員參與的理由。
上百人的大型課程能否分組？可以的，分組作法為先請全員起立，就地找三到四人為一組後即可坐下；每個小組中離講師最遠的人為組長並請組長起立，掌聲歡迎。

(二)問答法：

問答法沒有錯誤的答案，只有正確的互動。設計所提問之問題避免一下子過大而難以回答，問題設計如「倘若你是….(問題主角/經營者/CEO)，你會怎麼做？」、「針對XX部分，有哪些常見問題？」、「你們觀察到這問題，可能是哪些原因所引起？」、「還有其他的可能嗎？」、「這個症狀，可能是哪些器官的疾病？」…….。
在問答法中，記得每個答案，都給予讚美而不批評，如這答案很棒、你說得很好，還有其他想法嗎？若真的很跳動的回應，也可說「你這個想法很有意思」或「我們鼓勵發言」。
問答法小提醒：摘要性重複回答學員的回應重點(鏡像技巧)，除了加強提出該想法的學員認同外，也讓其他人也能聽到對答的內容，學員分享後要提出自己的想法和洞見進行收尾。此外，問答法搭配小組分組與獎勵機制的運作，會更具成效。

(三)舉手法/單選法/複選法/連連看法：

舉手法一般用於封閉式問題(是否、有無)，如手機是拿愛瘋的請舉手？贊成這方法的請舉手？惟單純舉手法至多安排兩到三次以降低疲乏，建議可搭單選法和複選法。
單選法和複選法其實都是選擇題概念，係為直接在簡報中秀出提問問題與各種選項，單選題可單純學員舉手參與選擇回應，複選題與連連看法皆適合應用於小組討論操作。

(四)演練法：

演練法步驟PESOS：事前問題與工具準備(Preparation)、我說給你聽(Explanation)、我做給你看(Show)、讓你做做看(Operation & Observed)、成效追蹤(Supervise)。在演練上，可視情況安排三人為一組，其中兩人為相互演練者，另一人則為觀察者，觀察者則於演練後提供所觀察點。
演練法小提醒：務必先示範後才請學員演練，此外也避免邊演練邊打斷，等到學員演練結束後才給予必要回饋。

(五)影片教學法：

影片是感官輔助技巧，並非重點，故影片長度以2~5分鐘為宜，惟建議採內嵌方式自動播放並將影片檔統一放置C槽的自訂影片資料夾中，並於課前落實測試以避免可能的突發狀況。
透過影片教學，應搭配提問反思，如「從影片中，學到哪些應用手法？」、「從影片中，發現到什麼問題？」；或可當成感性的段落或結尾。

(六)個案討論法：

透過模擬真實個案的情境(如柯達為何會失敗? 從這十家企業的財務報表中，找出最值得投資的企業是哪家？)，提供學員們分組討論並發表意見，若為學員開放式發表意見後，可隨機抽點其他學員問「你認同他的說法嗎？」、「為什麼不認同，你的考量點是？」；若為分組討論，則將各組將討論結果寫於大張白報紙上並給予分享時間，搭配鏡像技巧後提出自己的想法和洞見進行收尾。
個案討論的過程，討論本身就是學習，關鍵在於引導與規劃。

(七)三明治回饋法：

先講優點，再提改進點，再總結優點。如：「(優點)我覺得你表現的很好，落落大方且切中要害，(改進)如果可以在聽眾的目光接觸上有更多的話，就更完美了，(優點)但瑕不掩瑜，在沒有準備時間下仍有這完整表現，已經很厲害了，請大家給他掌聲鼓勵。」
切到改進點，建議用「如果可以的話」、「當然我們也看到」、「下一次如果有機會」等用字，透過正面表述去取代很有殺傷力的「可是」與「但是」。

五、商務簡報篇

(一)倒三角形敘述：